สมัยก่อน มีการบันทึกเทปในรูปแบบที่แตกต่างจากปัจจุบัน ซึ่งการบันทึกข้อมูลมักอยู่ในรูปแบบดิจิตอล และเราก็พึ่งพาสิ่งนี้มากขึ้น ด้วยวิถีชีวิตที่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้เราต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับเรื่องพวกนี้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คำถามก็คือแล้วเราจะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงนี้อย่างไร ไอเอสโอหรือองค์การระหว่างมาตรฐานติดตามเรื่องนี้มาโดยตลอดและได้พัฒนามาตรฐานการจัดการกับบันทึกข้อมูลหรือ ISO 15489-1 เมื่อเร็วๆ นี้

กลยุทธ์ด้านการจัดการการบันทึกข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานในภาพรวม ซึ่งเกี่ยวข้องกับความเข้าใจในบริบทที่เราปฏิบัติงานอยู่ รวมทั้งธรรมชาติของธุรกิจที่เราดำเนินการ ความเสี่ยงและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ข่าวดีก็คือว่าเป็นไปได้ที่จะออกแบบระบบและนำกฎระเบียบไปปรับใช้เพื่อให้บันทึกสามารถจัดเก็บได้อย่างสมบูรณ์ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเอกสารหรือเนื้อหาที่อยู่ในโซเชียลมีเดีย ซึ่งเป็นประโยชน์ในการสนับสนุนธุรกิจ

ISO 15489-1: 2016 Information and documentation – Records management – Part 1: General เป็นมาตรฐานที่มี การทบทวนหลังจากมีการใช้มานานกว่าสิบปีนับตั้งแต่มีการประกาศใช้มาตรฐานฉบับแรก ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เราเห็นความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจที่มีเรื่องดิจิตอลเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้น จึงต้องมีกลุ่มของแนวคิดและหลักการที่เข้มแข็งเพื่อดำเนินงานตามแนวทางนี้

การเปลี่ยนแปลงโมเดลธุรกิจกำลังทำให้เกิดการขยายความรับผิดชอบของการบันทึกข้อมูลมากกว่าการทำงานแบบเดิม ธุรกิจจำเป็นต้องมีการบันทึกของมืออาชีพเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งรวมถึงความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นของความโปร่งใสในการตัดสินใจทางธุรกิจหรือแม้แต่รัฐบาล หน่วยงานสาธารณะ ลูกค้า ผู้ใช้บริการ ซึ่งให้ความสนใจว่าบันทึกจะมีการจัดทำ จัดเก็บและบริหารอย่างไร ความคาดหวังในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลกำลังกลายเป็นเรื่องที่มีความสำคัญยิ่งต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขององค์กร แต่เดิม ใครๆ ก็ต้องการเพียงบันทึกเอกสารที่เป็นแฟ้มเอกสารหรืออิเล็กทรอนิกไฟล์เท่านั้น แต่ปัจจุบัน เราเก็บบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ มากมาย ซึ่งจำเป็นต้องมีการจัดการที่ดี และมาตรฐาน ISO 15489-1 ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยในเรื่องนี้

แนวคิดหลักของมาตรฐานดังกล่าว คือการออกแบบ การนำไปใช้ และการบริหารจัดการนโยบาย ระบบข้อมูลและกระบวนการที่ยอมให้คน องค์กร รัฐบาล รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานต่างๆ สามารถสร้างและจัดการบันทึกข้อมูลเพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านการนำไปใช้เป็นหลักฐานสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ นอกจากนี้ ยังมีการดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อปกป้องเรื่องอำนาจดำเนินการ ความเชื่อถือ ความเชื่อมั่นในจริยธรรมและความสามารถในการใช้บันทึกข้อมูล เรื่องของบริบททางธุรกิจและเพื่อระบุข้อกำหนดของการจัดการในเรื่องดังกล่าวล่วงหน้า

หลักการของมาตรฐานนี้มีการนำไปใช้ที่มีความยืดหยุ่นแต่ยังคงรักษาทิศทางของการดำเนินงานให้อยู่ในขอบเขตที่เชื่อถือได้ มีการจัดการกับบันทึกเอกสารนับตั้งแต่ข้อมูลที่มีจำนวนมหาศาลไปจนถึงการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน และจะมีการนำไปใช้เสริมกับแนวทางที่เน้นไปที่การออกแบบระบบเพื่อการบันทึกข้อมูลด้วย

ไอเอสโอคาดว่าจะสามารถเผยแพร่มาตรฐาน ISO 15489-1: 2016 ได้ในเดือนกันยายน 2559 คุณผู้อ่านสามารถติดตามความคืบหน้าได้ที่ MASCI Innoversity ค่ะ

ที่มา: 1. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908
2. http://www.iso.org/iso/home/news_index/news_archive/news.htm?refid=Ref2072

Related posts

• นวัตกรเปลี่ยนโลกด้วยมาตรฐาน
• ไอเอสโอเกาะติดเศรษฐกิจสูงวัย ตอนที่ 1
• มาตรฐานเพื่อการท่องเที่ยวรักษ์โลก
• อยู่ที่ไหนก็ขอ มอก.ผ่านระบบ e-License ได้
• ISO 37120 มาตรฐานเพื่อเมืองอัจฉริยะ

Tags: infor, ISO15489-1, record, record management, standard, Standardization