เป้าหมายของการบริหารที่สำคัญในองค์กรขนาดใหญ่ล้วนแล้วแต่ต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิผลและประสิทธิภาพขององค์กร โดยสร้างรายได้ให้เติบโตในตลาดส่วนใหญ่ และวิธีหลักในการเพิ่มรายได้ให้กับผู้ถือหุ้นก็คือการเพิ่มผลผลิต ซึ่งจำเป็นต้องปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ทำให้งานขององค์กรก้าวหน้าต่อไป อย่างไรก็ตาม การบรรลุผลผลิตที่มากขึ้นในโครงการ ทีมมักจะโฟกัสไปยังการเปลี่ยนแปลงที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อมีเทคโนโลยีใหม่เข้ามาเกี่ยวข้อง  บริษัทมักมีประสบการณ์ทำโครงการที่มีการส่งมอบงบประมาณสองครั้งและสองเท่าในช่วงเวลานั้นๆ  หรือบางครั้งก็ไม่ได้ส่งมอบตามวัตถุประสงค์และไม่เป็นไปตามที่ตั้งเป้าไว้

มีเหตุผลหลายประการว่าทำไมโครงการขนาดใหญ่ถึงล้มเหลว แต่สาเหตุที่เกิดขึ้นอย่างหนึ่งก็คือมีการแบ่งงานภายใต้น้ำหนักของคนในทีมซึ่งมีจำนวนมาก  ทางเดียวที่จะปรับปรุงประสิทธิผลของโครงการได้ก็คือการลดขนาดของทีมเพื่อแก้ไขปัญหางานล้นคน หรืออีกนัยหนึ่ง คือ ถึงเวลาที่ต้องขนาดทีมงานให้เล็กลง

ทีมยิ่งเล็กลงก็ยิ่งก้าวไปข้างหน้าเร็วขึ้น และยิ่งต้องเพิ่มความถี่ของงานและสร้างนวัตกรรมให้มากขึ้นเพื่อความก้าวหน้าของบริษัท  มีตัวอย่างนับไม่ถ้วนสำหรับทีมเล็กๆ ที่ประสบความสำเร็จในการบรรลุหลายๆ สิ่งที่น่าทึ่ง เช่น เมื่อเฟซบุ๊กซื้อ WhatsApp ในราคา 19 พันล้านเหรียญสหรัฐ บริษัทที่มีวิศวกร 32 คนได้สร้างแพล็ตฟอร์มที่มีผู้งานราว 450 ล้านคน,  โฟล์คสวาเก้นกอล์ฟจีทีไอ หนึ่งในรถแฮตช์แบ็กที่มีชื่อเสียงมากที่สุดในประวัติศาสตร์ได้รับการสร้างจากทีมงานจำนวน 8 คน และบริษัทเทคโนโลยีที่ใหญ่ที่สุดหลายบริษัทได้สร้างผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จเป็นบริษัทแรกกับทีมงานที่มีน้อยกว่า 10 คน เป็นต้น
เจฟ เบซอส ผู้ก่อตั้งอเมซอนได้สร้างกฎที่เรียกกว่า “พิซซ่าสองชิ้น” (two-pizza rule) ในยุคแรกๆ ของการก่อตั้งอเมซอน ซึ่งหมายถึงว่าทีมภายในองค์กรควรมีขนาดเล็กมากพอแค่เพียงรับประทานพิซซ่าได้แค่สองชิ้นเท่านั้น ถ้าทีมไหนรับประทานพิซซ่าเกินกว่าสองชิ้นจะถือว่าทีมนั้นใหญ่เกินไป ทำให้แนวคิดนี้เป็นที่เข้าใจได้ง่ายว่าทีมขนาดเล็กมีประสิทธิผลเพียงใด เพราะทีมเล็กๆ สามารถทำการสื่อสารได้ง่าย และตัดสินใจได้รวดเร็วกว่า แต่ในทางปฏิบัติ ผู้จัดการจะสามารถใช้เทคนิคนี้เป็นข้อได้เปรียบในองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร
ทำปัญหาใหญ่ๆ ให้เป็นปัญหาเล็ก
การกำหนดทีม “พิซซ่าสองชิ้น” เป็นโปรแกรมที่ท้าทายสำหรับองค์กรใหญ่ที่มีแนวโน้มจะเติบโตเร็วเป็นอย่างมาก ถ้าเราติดตามขอบข่ายของโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ เราจะพบว่าบ่อยครั้งในที่สุดแล้ว เป้าหมายของโครงการไม่แตกต่างจากความคิดของคนที่เห็นด้วยตั้งแต่เริ่มต้นสักเท่าใดนัก

เมื่อทีมเติบโตขึ้น  สมาชิกในทีมใหม่ก็มีเป้าหมายใหม่ที่ร่วมกับโครงการมากขึ้นโดยไม่ได้ลดเป้าหมายหมายหรือปริมาณงานลงดังนั้น หนทางหนึ่งในการควบคุมโครงการที่เติบโตขึ้นตามธรรมชาตินี้ก็คือการแตกโครงการลงไปตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อสกัดปัญหาที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยทีมที่เล็กกว่าและด้วยการโฟกัสของผู้นำ  แม้แต่ปัญหาใหญ่ๆ ที่ซับซ้อนก็สามารถแบ่งออกเป็นส่วนๆ ได้ เพื่อให้แต่ละส่วนสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของงานได้ด้วยทีมเล็กๆ ที่สามารถจัดการ และส่งมอบงานในขั้นตอนต่อไปได้

อีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้ทีมเล็กลงโดยไม่ต้องทำให้องค์กรลดจำนวนคนก็คือการแบ่งความสามารถทางธุรกิจลงไปเป็นหน่วยองค์กรที่ต้องโฟกัสในแต่ละหน่วยโดยมีการมอบหมายงานที่ชัดเจนเพื่อให้หน่วยองค์กรที่แบ่งชุดของบริการออกไป มีการระบุถึงการมอบหมายไว้อย่างชัดเจน เป็นที่เข้าใจตรงกัน แล้วค่อยหาคนลงไปควบคุมหรือสั่งงานและมอบหมายอำนาจ ความรับผิดชอบเพื่อให้งานแล้วเสร็จแล้วคอยติดตามดูว่าพวกเขาสามารถทำงานใดให้สำเร็จได้แล้วบ้าง

หนึ่งในความเป็นจริงของหลายองค์กรขนาดใหญ่คือทีมที่มีคนจำนวนน้อยมีงานไม่ซับซ้อนและมีปัญหาเพียงปัญหาเดียว ในขณะที่ทีมใหญ่มุ่งไปที่การแก้ปัญหาแบบทวีคูณ คนหลักๆ แตกตัวออกเพื่อแข่งขันในเรื่องงาน และเวลาก็ถูกแบ่งเป็นเสี้ยวเล็กๆ ซึ่งเพิ่มความยากในการจัดการ เมื่อจำนวนวิกฤตที่เพิ่มขึ้นของทีมเกิดขึ้นในการทำงานพร้อมๆ กัน ในฐานะที่เป็นสมาชิกของทีมอื่นๆ อีกหลายทีม การส่งมอบงานให้ทันตามเวลาจึงเป็นผลกระทบและเกิดวิกฤตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  เพียงแค่แต่ละคนทำตามปฏิทินงานของตนเองก็ยากเหลือเกินแล้ว

สำหรับโครงการที่ต้องการการเปลี่ยนแปลง จึงมีความสำคัญที่จะจัดการและหลีกเลี่ยงจากคนที่ตัดขาดไม่ได้ในโครงการ การตัดสินใจที่สำคัญอย่างหนึ่งซึ่งหากขาดคนๆ นั้นไปไม่ได้ ถือเป็นจุดเริ่มต้นของความล้มเหลวในทีม เพราะโครงการและนวัตกรรมจะก้าวไปในจังหวะที่ช้ากว่าและปฏิบัติงานด้วยความเสี่ยงที่สูงกว่า แต่ทีมเล็กๆ จะยอมให้เราก้าวไปได้ง่ายกว่าด้วยการฝึกปฏิบัติข้ามสายกันซึ่งเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยจัดการความเสี่ยงได้

นอกจากนี้ ยังมีข้อแนะนำบางประการที่จะช่วยให้ทีมในองค์กรขนาดใหญ่สามารถนำไปใช้เสริมเพื่อให้ “ทีมสำราญ งานสำเร็จ” ได้  โปรดติดตามในบทความครั้งต่อไปซึ่งเป็นตอนจบค่ะ

ที่มา: https://sloanreview.mit.edu/article/get-things-done-with-smaller-teams/

Related posts

• นโยบายและสถิติด้านความยั่งยืนของห่วงโซ่อุปทาน ปี 2012
• ปฏิบัติการช่วยพลเมืองโลกของสหประชาชาติ
• องค์กรควรให้ลูกค้าใช้เทคโนโลยีบริการตนเองอย่างไร
• ไอเอสโอพัฒนามาตรฐานใหม่ “แนวทางรายงานทุนมนุษย์”
• มาตรฐานใหม่ใช้จัดการข้อมูลเพื่ออุตสาหกรรมก่อสร้าง

Tags: Management Strategy, Strategic Management, team