ปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่เป็นจำนวนมากนิยมใช้ซอฟต์แวร์ ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นระบบที่ใช้การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรเพื่อใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยมีการเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ทำให้องค์กรสามารถจัดการและติดตามกระบวนการงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น ระบบงานทางบัญชีและการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบกระจายสินค้า และการทำรายงานทางการเงิน เป็นต้น

เนื่องจากธรรมชาติของข้อมูลที่อยู่ในระบบ ERP มีการเชื่อมโยงเข้าด้วยกันซึ่งหากองค์กรนำไปใช้งานแล้วจะพัฒนากระบวนการทางธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น จึงทำให้ผู้ตรวจประเมินทั้งภายในและภายนอกสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลดังกล่าวได้เป็นอย่างดี ซึ่งในรายละเอียดของแต่ละองค์กรจะแตกต่างกันไปตามระบบที่มีการออกแบบให้เหมาะสมกับองค์กร เช่น ด้านเนื้อหาข้อมูล รูปแบบข้อมูล รายงานการปฏิบัติงาน รายงานการบริหารจัดการ และรายงานทางการเงิน เป็นต้น

ล่าสุด ไอเอสโอพัฒนามาตรฐาน ISO 21378: 2019, Audit data collection ขึ้นมาเพื่อช่วยให้ผู้ตรวจประเมินมีการเข้าถึงและถอดรหัสข้อมูลการตรวจประเมินด้วยมาตรฐานกระบวนการระบุ จำแนก และรวบรวมข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลการตรวจประเมินทำได้ง่าย  โปร่งใส  และไม่ทำงานซ้ำซ้อน ซึ่งจะทำให้ผู้ตรวจประเมินทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น นอกจากนี้ ยังช่วยให้ธุรกิจอุตสาหกรรมต่างๆ สามารถรวบรวมข้อมูลการตรวจประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้มากขึ้น

อนึ่ง ตามวัตถุประสงค์ ISO 21378 ของมาตรฐานดังกล่าว การประเมินที่ระบุในมาตรฐานนั้นหมายถึงการตรวจสอบบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเงินและสถานะทางการเงินขององค์กรเพื่อตรวจสอบว่าบันทึกข้อมูลนั้นมีการนำเสนออย่างตรงไปตรงมา

ทั้งนี้ มาตรฐานดังกล่าวมีการกำหนดกรอบการทำงานร่วมกันสำหรับองค์ประกอบข้อมูลเพื่อการตัดสินใจและจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสกัดเอาสิ่งที่เกี่ยวข้องออกมา และยังทำให้มีวิธีการในการแสดงข้อมูลอย่างสม่ำเสมอไม่ว่าจะใช้ระบบ ERP หรือไม่ก็ตามซึ่งสามารถใช้กับงานหลายด้าน เช่น การขาย บัญชี  สินค้าคงคลัง สินทรัพย์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้งานสามารถวิเคราะห์และตัดสินใจด้านการบริหารจัดการบนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง

มาตรฐานใหม่นี้จะเป็นประโยชน์ต่อรัฐบาล ผู้ตรวจประเมินทั้งภายในและภายนอก ผู้รับการตรวจประเมิน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ขายซอฟแวร์ ERP เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาในการรวบรวมข้อมูลองค์กรและช่วยปรับปรุงการรวบรวมข้อมูลและช่วยในเรื่องรายงานการตรวจประเมินทางการเงิน

มาตรฐาน ISO 21378 ได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการวิชาการ ISO/TC 295, Audit data services  ซึ่งมีเลขานุการคือ SAC ซึ่งเป็นสถาบันมาตรฐานแห่งชาติของประเทศจีน

ผู้สนใจสามารถศึกษาได้จากสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (สมอ.) หรือสั่งซื้อได้จากเว็บไซต์ของไอเอสโอ  ISO Store

ที่มา: 1. https://www.iso.org/news/ref2460.html
         2. https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:21378:ed-1:v1:en

Related posts

• เก็บเกี่ยวแนวโน้ม 3 ประการสำหรับธุรกิจในปี 2558
• ISO 22301 ช่วยให้ดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
• เกาหลีเหนือและเกาหลีใต้เริ่มสานสัมพันธ์ใหม่
• มาตรฐานสากลกับวันอาหารโลก
• “วันดินโลก” เรียนรู้ปฐพีจากศาสตร์พระราชา

Tags: Quality, standard, Standardization, Strategic Management