บทความ เรื่อง  ผลวิจัยพบการออกแบบงาน ส่งเสริมการทำงานที่ชาญฉลาด ตอนที่ 1 และ ผลวิจัยพบการออกแบบงาน ส่งเสริมการทำงานที่ชาญฉลาด ตอนที่ 2 ได้กล่าวถึงความสำคัญของการออกแบบการทำงานที่ดีซึ่งช่วยให้คนเราทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น  โดยแนะนำให้พิจารณาการออกแบบงาน 5 ด้านอย่างเหมาะสม สำหรับบทความในตอนสุดท้าย จะกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติในการปรับปรุงการออกแบบงาน ดังต่อไปนี้

มีหลายแง่มุมของการออกแบบงานที่เกี่ยวข้องในเส้นทางที่สร้างแรงบันดาลใจ เมื่อผู้คนมีอิสระในการทำงาน พวกเขาจะพัฒนาความรู้สึกเป็นเจ้าของอย่างแรงกล้าในการทำงาน ซึ่งกระตุ้นให้ก้าวไปไกลกว่านั้นเพื่อแก้ปัญหางานของตนเอง เมื่องานมีความซับซ้อนขึ้น ก็เท่ากับการเปิดโอกาสให้บุคคลที่มีแรงบันดาลใจได้แสดงและเสริมทักษะความสามารถของตนในงานนั้น บริบททางสังคมที่สนับสนุนเรื่องนี้ยังกระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้ เนื่องจากพนักงานรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจมากกว่าที่จะลองสิ่งใหม่ๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง พวกเขามีโอกาสที่จะใช้ความรู้และมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหา โดยมีความเสี่ยงเพียงเล็กน้อยที่จะเกิดผลเสียหากพวกเขาทำผิดพลาด ในการศึกษาครั้งหนึ่ง นักวิจัยรายงานว่าการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงาน/ผู้จัดการทำให้สามารถคาดการณ์การมีส่วนร่วมในพฤติกรรมการเรียนรู้อย่างไม่เป็นทางการได้ ซึ่งเป็นการทำนายความรู้และการได้มาซึ่งทักษะ

สิ่งที่น่าสนใจจากมุมมองที่สร้างแรงบันดาลใจคือ ข้อเสนอแนะอาจเป็นดาบสองคม บางครั้งการตอบรับที่มากเกินไปอาจกลายเป็นอุปสรรคเนื่องจากมีการพุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายของการได้รับข้อเสนอแนะในเชิงบวกและเส้นทางลัดของการเรียนรู้จริงของพนักงาน  เมื่อได้รับ feedback และการประเมินโดยเน้นที่ตัวบุคคลมากกว่างาน คำติชมอาจกลายเป็นเชิงลบสำหรับการเรียนรู้ได้

ข้อเสนอแนะเชิงประเมินที่ชัดเจน เช่น การตัดสินในมุมมองเรื่องส่วนตัวมากกว่าเรื่องผลงาน ทำให้ผู้ถูกประเมินเพ่งความสนใจไปที่ตนเองด้วยความวิตกกังวล ซึ่งอาจทำให้บั่นทอนกำลังใจและเบี่ยงเบนไปจากประเด็นที่ถูกต้องได้ แรงจูงใจที่ลดลงจาก feedback ที่มีการประเมินค่าสูงจะช่วยอธิบายว่าทำไมผลตอบรับจากงาน เช่น การตอบรับโดยตรงจากลูกค้า บางครั้งจึงมีประสิทธิภาพในการเรียนรู้มากกว่าผลตอบรับจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน

การค้นพบดังกล่าวทำให้นักวิจัยหันมาสนับสนุนความสำคัญของการมีสภาพแวดล้อมให้มี feedback ที่สนับสนุนการทำงาน เช่น feedback จากเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาที่น่าเชื่อถือ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการยอมรับผลการปฏิบัติงานในเชิงบวก และทำในลักษณะที่มุ่งเน้นภารกิจหน้าที่และให้การสนับสนุนการทำงาน

แม้ว่างานที่ซับซ้อนและกระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจมักจะเป็นผลดีต่อการเรียนรู้ แต่สิ่งสำคัญก็คือความท้าทายต้องมีไม่มากเกินไปหรือซับซ้อนจนเกินไปจนทำให้เกิดความเครียดและขัดขวางการเรียนรู้จนไม่มีโอกาสเรียนรู้และทำความเข้าใจ

การค้นพบนี้เชื่อมโยงการออกแบบงานกับการรับรู้ในระยะยาวซึ่งมีความสำคัญมาก เรามีประชากรสูงอายุและแรงงานที่เติบโตเต็มที่ซึ่งจำเป็นต้องรักษาเอาไว้   งานที่ออกแบบมาอย่างดีจะเป็นปัจจัยที่ช่วยให้ผู้ทำงานที่มีอายุมากกว่าได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ได้ตกผลึกทางปัญญามากขึ้นอย่างต่อเนื่อง และป้องกันไม่ให้ความฉลาดด้านความลื่นไหลลดลงตามอายุที่เพิ่มขึ้นด้วย

น่าเสียดายที่ไม่ค่อยมีการออกแบบงานเช่นนั้น การสำรวจชาวยุโรปกว่า 44,000 คนพบว่าคนงาน 20% มีงานที่มีคุณภาพต่ำ (ใช้ทักษะในระดับต่ำ มีความเป็นอิสระน้อย และมีสภาพการทำงานไม่ดี) และอีก 13% มีงานที่มีความกดดันสูง  นอกจากนี้ การวิเคราะห์ล่าสุดของ Gallup เกี่ยวกับงานในสหรัฐอเมริกาแสดงให้เห็นว่าคุณภาพงานในช่วงการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ลดลงอย่างน้อย 40%

อย่างไรก็ตาม  มีแนวทางที่องค์กรและผู้จัดการสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ ดังต่อไปนี้
1. พัฒนาและฝึกอบรมผู้จัดการให้เข้าใจวิธีสร้างงานคุณภาพสูง ผู้จัดการควรมุ่งเป้าไปที่การออกแบบและจัดโครงสร้างงานในลักษณะที่ช่วยให้พนักงานมีอิสระและส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ตลอดจนลดความเครียดและความเหนื่อยล้าจากงาน โดยสามารถใช้แบบจำลอง SMART ซึ่งสังเคราะห์ลักษณะสำคัญของการออกแบบงานให้เป็นกรอบการทำงานแบบองค์รวมได้ดังนี้
S — Stimulus กระตุ้น (งานที่ซับซ้อนและหลากหลาย)
M — Mastery (ให้ผลตอบรับงานและความชัดเจนในบทบาทเพื่อช่วยในการเรียนรู้)
A — Agency หน่วยงาน (ความมีอิสระในงานและการควบคุมให้สมดุล)
R — Relational เชิงสัมพันธ์ (การติดต่อทางสังคม การสนับสนุนทางสังคม และการโต้ตอบกับผู้อื่น)
T — Tolerable ทนได้ (ระดับความต้องการงานที่จัดการได้ เช่น ปริมาณงานและความกดดันด้านเวลา)

2. จัดระเบียบงานต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงการเรียนรู้ของผู้ปฏิบัติงาน เช่น การเพิ่มงาน การมอบอำนาจ และทีมที่ต้องจัดการด้วยตนเอง ซึ่งทำให้พนักงานมีสมรรถนะในการทำงานเพิ่มขึ้นในขณะที่มีความสุขในการทำงานมากขึ้นด้วย

3. พัฒนานโยบายและวัฒนธรรมการทำงานให้สอดคล้องกับการออกแบบงาน  ควรมีการสนับสนุน เปิดกว้าง และเน้นการเรียนรู้ควบคู่ไปกับความพยายามที่จะใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้จากการออกแบบงานที่ดี

4. ส่งเสริมความพยายามของแต่ละบุคคลในการปรับปรุงการออกแบบงานของตนเอง

สุดท้ายแล้ว ผู้นำควรตระหนักว่าการออกแบบงานต้องรวมอยู่ในนโยบายสาธารณะและบริบททางกฎหมายที่กว้างขึ้นรวมทั้งควรพิจารณาในประเด็นที่สำคัญด้วย เช่น การจ้างงานที่มีความปลอดภัยและการใช้ระบบดิจิทัล เพื่อที่จะรักษาพนักงานที่มีทักษะและความรู้เอาไว้ นอกจากนี้ ผลกระทบของเทคโนโลยีดิจิทัลต้องก้าวไปไกลกว่าเรื่องจริยธรรมในปัจจุบันด้วย เช่น การตัดสินใจที่อาจมีอคติของอัลกอริทึม หรือสถิติที่คาดการณ์ไว้เกี่ยวกับงานที่สูญเสียไปเพราะระบบอัตโนมัติ รวมถึงวิธีการ เทคโนโลยีใหม่ๆ ก็สามารถส่งผลต่อคุณภาพการออกแบบงานด้วยเช่นกัน

การออกแบบงานที่เหมาะสมสำหรับแต่ละองค์กรนั้นแตกต่างกันแม้ว่าองค์กรขนาดใหญ่และสตาร์ทอัพรายย่อยต่างก็พยายามทำให้งานมีความยืดหยุ่นและรวดเร็วเช่นกัน  แต่หากทุกองค์กรรู้วิธีการออกแบบงานอย่างเหมาะสมแล้วก็จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น คล่องตัวมากขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มา: 1. https://sloanreview.mit.edu/article/how-well-designed-work-makes-us-smarter/?use_credit=4add737e18bf33e5b880709a91fdb3e5

2.http://globeducate.s3.amazonaws.com/PDF%2FA%20New%20Approach%20to%20Designing%20Work%201.pdf  

Related posts

• ปรากฏการณ์ CSO ไต่ระดับเกือบถึงผู้บริหารสูงสุด
• 7 คำถามสำคัญของการบริหารความเสี่ยง
• เผยเคล็ดลับเตรียมพร้อมเป็นผู้นำสู่อนาคต ตอนที่ 1
• เปิดประสบการณ์โลกโซเชียลกับการเปลี่ยนแปลงทางพฤติกรรม ตอนที่ 1
• เทคนิคการบริหารเวลาของนักธุรกิจระดับโลก

Tags: Digitalization, Ethics, Feedback, Management Strategy, Strategic Management, Work culture, Work design